Ticari Defterlerde Dijital Dönüşüm: Yeni E-Defter Düzeni
Ticari defterlerde günümüzde dijitalleşme, iş dünyasının her alanında kendini gösteriyor. Bu kapsamda, Hazine ve Maliye Bakanlığı ile Ticaret Bakanlığı tarafından hazırlanan “İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ” 14 Şubat 2025 tarihinde Resmî Gazete’de yayımlandı. Bu yeni düzenleme, ticari defterlerin dijital ortama taşınmasını zorunlu hale getirerek şirketlerin iş süreçlerini modernize etmeyi hedefliyor. Tebliğ, 1 Temmuz 2025 tarihinde yürürlüğe girecek olup, şirketlerin defter tutma yöntemlerinde önemli değişiklikler getirmektedir. E defterlerle ilgili tüm süreçler için Elektronik Defter – Tüm Bilanço Şirketleri E Defterde yazımızı okuyarak ulaşabilirsiniz.
Tebliğin Kapsamı ve Kimleri Kapsıyor? Bu tebliğ ile işletmelerin, yalnızca muhasebeye ilişkin defterleri değil, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri ve genel kurul müzakere defterleri gibi ticari defterleri de elektronik ortamda tutmaları gerekecek.
Ticari Defterler Zorunlu Olan Şirketler:
- 1 Ocak 2026’dan sonra ticaret siciline tescil edilen şirketler,
- 15 Kasım 2012 tarihli Resmî Gazete’de yayımlanan ilgili tebliğde belirtilen anonim şirketler.
İsteğe Bağlı Geçiş Yapabilecek Şirketler:
- Mevcut anonim, limited ve diğer şirketler, defterlerini elektronik ortamda tutabilecekler ancak bu durumda tüm defterlerin e-defter olması gerekecek.
Geçiş Süreci Nasıl İşleyecek? Yeni kurulan şirketlerde, ticaret siciline tescil ile eş zamanlı olarak elektronik defter sistemleri devreye alınacak. Mevcut şirketlerin e-defter sistemine geçişi ise belirli bir takvime bağlanmıştır:
- Fiziki defterlerden elektronik deftere geçen şirketler, yükümlülüğün doğduğu tarihten itibaren en geç iki ay içinde notere başvurarak fiziki defterlerin kapanış onayını yaptırmak zorundadır.
E-Defter Kullanımının Avantajları Bu düzenleme ile birlikte e-defter sistemine geçişin şirketlere birçok avantaj sağlayacağı öngörülüyor:
- Şeffaflık ve Güvenlik: Belgelerin dijital ortamda saklanması, bilgi güvenliğini artıracak.
- Kolay Denetim: Resmî otoriteler ve denetim firmaları, elektronik defterlere daha hızlı ve kolay erişim sağlayabilecek.
- Zaman ve Maliyet Tasarrufu: Kâğıt defter kullanımının ortadan kalkması, işletmelere kâğıt, baskı ve depolama maliyetlerinde tasarruf sağlayacak.
- Arşiv Kolaylığı: Elektronik ortamda tutulan defterler, fiziksel defterlere göre daha kolay arşivlenebilir ve gerektiğinde hızlıca erişilebilir olacak.
E-Defter Uygulamasına Nasıl Hazırlanmalı? Şirketlerin, bu yeni düzenlemeye uyum sağlamak için bazı adımları takip etmesi gerekmektedir:
- E-Defter Sistemine Geçiş Planı Hazırlamak: Şirketlerin, bu geçiş sürecine uygun bir dijital altyapı oluşturması gerekmektedir.
- Mevcut Defterleri Kapatma İşlemleri: Fiziki defterlerini e-deftere taşımak isteyen şirketlerin noterde kapanış onaylarını yaptırması gerekmektedir.
- Uygun Yazılım ve E-Dönüşüm Firmaları ile Çalışmak: Güvenilir e-defter yazılımlarını tercih ederek, süreci profesyonel destekle yönetmek gerekmektedir.
- Personelin Eğitilmesi: E-defter sistemine geçiş yapan şirketler, muhasebe ve finans ekiplerini bu konuda bilgilendirmelidir.
Sonuç 1 Temmuz 2025 tarihinde yürürlüğe girecek olan bu tebliğ, şirketlerin muhasebe dışında kalan ticari defterlerinin de dijitalleşmesini sağlayarak iş süreçlerini daha verimli hale getirmeyi hedefliyor. Şirketlerin, bu düzenlemeye uyum sağlamak için şimdiden hazırlık yapmaları büyük önem taşımaktadır. Dijital dönüşümün bir parçası olan bu yeni sistem, işletmelere zaman, maliyet ve güvenlik açısından büyük avantajlar sunarken, aynı zamanda denetim süreçlerini daha şeffaf hale getirecektir.
Şirketlerin bu yeni sürece adaptasyonlarını hızlı bir şekilde gerçekleştirmeleri, ilerleyen dönemlerde operasyonel verimliliklerini artıracak ve rekabet avantajı sağlayacaktır.
